Fournir un retour d'information et gérer les contributions

Rétroaction en cours

La gestion des intrants de projet est essentielle pour maintenir la qualité et la confiance. Les gestionnaires de projets et les administrateurs gèrent les mises à jour manuellement, tandis que la plateforme fournit également des notifications automatisées.

La gestion efficace du projet comprend :

Affecter les bons chefs de projet à la répartition des responsabilités
Garder les participants informés en mettant à jour le contenu avec du texte, des PDFs, des images ou des vidéos
Participer activement à des discussions avec des commentaires, des statuts et des tags
Modération de contenu inapproprié comme le spam ou la profanité
Affecter des idées en interne à des collègues pour collaboration

💡 Créer un profil partagé administrateur ou gestionnaire de projet (par exemple communication@...) pour simplifier la collaboration entre collègues

Gestion du statut de l'entrée

En tant qu'administrateur ou chef de projet, vous pouvez facilement mettre à jour le statut d' une idée. Lorsque vous changez de statut, l'auteur et toute personne ayant commenté ou voté pour cette idée recevra automatiquement une notification.

La plateforme comprend un ensemble de statuts par défaut, mais vous pouvez également créer le vôtre. Il vous suffit de nous contacter à support@govocal. avec la liste des statuts que vous souhaitez utiliser et leurs couleurs préférées, et nous les configurerons pour vous.

Exemples de statuts personnalisés :
En considération, Vu par le gestionnaire de projet, à compléter, Pas une idée, nécessite plus d'explication, ou même des espaces réservés comme Statut 1, Statut 2, etc. N'hésitez pas à être créatif, les statuts sont un excellent outil de communication, comme ils sont visibles sur la plateforme et aident les participants à être informés des progrès.

i Ideas sont toujours immédiatement visibles dans la phase chronologique où elles ont été soumises, vous pouvez les déplacer entre les phases et les projets, en savoir plus dans notre article de support .

Réaction de chargement en bloc

Les commentaires officiels en bloc permettent aux administrateurs d'ajouter des mises à jour officielles et de changer le statut de plusieurs idées à la fois en utilisant une feuille Excel structurée.

Ce processus est utile quand:

Vous devez fournir les mises à jour de la communauté sur un grand nombre d'idées à la fois.
Vous voulez changer les statuts de plusieurs idées en une seule action.

Au lieu de mettre à jour chaque idée manuellement, vous envoyez un fichier Excel de modèle à la prise en charge et l'équipe importera les mises à jour pour vous.

Comment mettre à jour en masse des idées avec des commentaires officiels est décrit ci-dessous.

Comment suivre et fournir des commentaires officiels sur les entrées ?

1. Trouver des entrées qui nécessitent votre attention

Allez dans le Gestionnaire d'entrée
Utilisez le filtre déroulant pour :
- Voir les idées qui vous sont assignées, ou
- Filtrer par un autre collègue pour vérifier leurs devoirs.
Activer/désactiver Afficher uniquement les messages qui ont besoin de commentaires
- Un badge rouge indique combien d'inputs (idées ou propositions) ont encore besoin de commentaires.

2. Répondre aux entrées

Vous pouvez donner des commentaires officiels en modifiant le statut de l'entrée ou en l'ajoutant manuellement.

Donnez un feedback officiel en changeant le statut

Changer le statut de l'élément (par exemple Proposé → En cours de revue)
Laisser un commentaire officiel expliquant le changement de statut ou donner des commentaires
Cela tient les participants informés et montre les progrès visibles sur la plateforme

Donner un commentaire officiel manuellement

ouvrir l'entrée que vous souhaitez donner à vos commentaires
il y aura une boîte rouge qui vous permettra de donner un feedback officiel - une fois soumis, il apparaîtra également en rouge pour l'utilisateur

3. Rester au dessus du travail assigné

Tous les administrateurs et les gestionnaires de projet reçoivent une liste hebdomadaire de rappel par e-mail:
- Éléments qui leur sont assignés.
- Éléments en attente de commentaires.
Remarque : Les éléments restent sur votre liste jusqu'à ce que les commentaires officiels soient fournis (changement de statut ou commentaires).

Responsabilités dans la gestion des entrées

Assigner les chefs de projet : distribuer les responsabilités de gestion. (Visible aux participants)
Maintenez les participants à jour : mettez le contenu à jour, ajoutez des PDF, des images ou des vidéos. (Visible aux participants)
Participez aux discussions : utilisez les commentaires, les réactions, les statuts et les balises. (Visible aux participants)
Modérer le contenu inapproprié : traiter les spams, supprimer les messages ou supprimer les insultes. (Non visible pour les participants)
Assigner des idées en interne : collabore en assignant des contributions à des collègues. (Non visible pour les participants)

Comment mettre à jour en masse des idées avec des commentaires officiels?

Étape 1 : Exporter les idées

Exporter toutes les idées que vous souhaitez commenter ou mettre à jour.

Étape 2 : Préparez le modèle

Copiez tous les ID (colonne A dans votre exportation) dans la colonne A (« ID ») du modèle Excel fourni.
[Inclure un lien ou une référence pour télécharger la feuille Excel du modèle.]

Étape 3 : Remplissez les colonnes

Nom de l'auteur de rétroaction (olumn B) – Requis
- Affiché publiquement sur la plateforme (par exemple, « Mobilité d’équipe – Ville de Nanaimo »).
- Est-ce que pas doit être un utilisateur enregistré.
Email de rétroaction (Column C) – Requis
- Non affiché publiquement. Doit être l'email d'un administrateur enregistré sur la plateforme.
Vos commentaires (Colonne D) - Obligatoire
- Le texte de la mise à jour officielle. Vous pouvez personnaliser avec #####{{first_name}} pour insérer automatiquement le prénom du participant.
Nouveau statut (Column E) – Facultatif
- Si vous voulez modifier le statut, tapez le nom exact du statut tel qu'il apparaît sur votre plateforme.
Prénom (Column F) – Facultatif
- Utilisé lorsque le participant a supprimé son compte, donc un nom d'espace réservé peut apparaître au lieu de le laisser vide.

Étape 4 : Envoyer au support

Envoyez le modèle rempli à [email protected]
Inclure le jour et l'heure exactes que vous voulez appliquer les mises à jour
Autoriser 10 jours ouvrables pour la planification de la tâche