Giv feedback og håndtering af input
Giver feedback
Forvaltning af projektets input er afgørende for at bevare kvalitet og tillid. Projektledere og administratorer håndterer opdateringer manuelt, mens platformen også giver automatiserede meddelelser.
Effektiv projektledelse omfatter:
Tildeling af de rigtige projektledere til at fordele ansvar
Hold deltagerne informeret ved at opdatere indhold med tekst, PDF-filer, billeder eller videoer
Aktivt at deltage i diskussioner med kommentarer, status og tags
Modererende upassende indhold såsom spam eller profanitet
Tildeling af ideer internt til kolleger til samarbejde
💡 Opret en delt administrator eller projektadministratorprofil (f.eks. communication@...) for at forenkle samarbejdet mellem kolleger
Håndtering af status for input
Som admin eller projektlederkan du nemt opdatere status for en idé. Når du ændrer en status, forfatteren og enhver, der har kommenterede eller stemte på denne idé vil automatisk modtage en notifikation.
Platformen indeholder et sæt af standard statusser, men du kan også oprette din egen. Bare kontakt os på support@govocal. Om med listen over statusser, du gerne vil bruge, og deres foretrukne farver, og vi vil sætte dem op for dig.
Eksempler på brugerdefinerede statusser:
●Under overvejelse, Set af projektleder, Skal afsluttes, Ikke en idé, behøver mere forklaring, eller endda pladsholdere som Status 1, Status 2, osv. Du er velkommen til at være kreativ, statusser er et godt kommunikationsværktøj, da de er synlige på platformen og hjælper med at holde deltagerne informeret om fremskridt.
Jeg Idéer er altid umiddelbart synlige i tidslinjen fase, hvor de blev indsendt, du kan flytte dem mellem faser og projekter, læs mere om dette i vores support artikel.
Masse uploader feedback
Bulk officielle feedback giver administratorer mulighed for at tilføje officielle opdateringer og ændre status for mange ideer på én gang ved hjælp af et struktureret Excel-ark.
Denne proces er nyttig, når:
Du er nødt til at give fællesskabet opdateringer om en lang række ideer på én gang.
Du ønsker at ændre flere ideers status i en enkelt handling.
I stedet for at opdatere hver idé manuelt, sender du en udfyldt skabelon Excel-fil til support, og holdet importerer opdateringerne til dig.
Sådan bulk opdatering ideer med officiel feedback er beskrevet nedenfor.
Hvordan man kan spore og give officiel feedback på input?
1. Find indgange, der har brug for din opmærksomhed
Gå til Input Manager
Brug dropdown filteret til:
Se ideer tildelt til dig, eller
Filtrer efter en anden kollega for at tjekke deres opgaver.
Slå
til og fra Vis kun indlæg, der har brug for feedbackEt rødt badge angiver, hvor mange input (ideer eller forslag) der stadig har brug for feedback.
2. Svar på input
Du kan give officiel feedback ved at ændre status for input eller ved at tilføje det manuelt.
Giv officiel feedback ved at ændre status
Ændre varens status (f.eks. Foreslået → Under gennemgang)
Efterlad en officiel kommentar, der forklarer statusændringen eller giver feedback
Dette holder deltagerne informeret og viser synlige fremskridt på platformen
Giv officiel feedback manuelt
åbn det input, du ønsker at give feedback
der vil være en rød boks, der giver dig mulighed for at give officiel feedback - når indsendes det vil også vises med rødt for brugeren
3. Bliv øverst på det tildelte arbejde
Alle administratorer og projektledere modtager en ugentlig e-mail påmindelse liste:
Elementer tildelt dem.
Elementer venter stadig på feedback.
Bemærk: Elementer forbliver på din liste, indtil der gives officiel feedback (ændring af status eller kommentar).
Ansvar i forbindelse med håndtering af input
Tildel projektadministratorer: distribuerer ledelsesansvar. (Synlig for deltagere)
Hold deltagerne opdateret: opdateringsindhold, tilføj PDF-filer, billeder eller videoer. (Synlig for deltagere)
Deltag i diskussioner: brug kommentarer, feedback, statusser og tags. (Synlig for deltagere)
Moderat upassende indhold: håndterer spam, slet indlæg eller fjern profanitet. (Ikke synlig for deltagere)
Tildel ideer internt: samarbejder ved at tildele input til kolleger. (Ikke synlig for deltagere)
Sådan bulk opdatere ideer med officielle feedback?
Trin 1: Eksporter ideerne
Eksporter alle ideer, du vil kommentere på eller opdatere.
Trin 2: Forbered skabelonen
Kopier alle IDs (kolonne A i din eksport) til kolonne A (“ID”) i den angivne Excel-skabelon.
[Inkludér link eller reference for at downloade skabelonen Excel-arket.]
Trin 3: Udfyld kolonnerne
Feedback Forfatter (kolonne B) – Nødvendig
Vist offentligt på platformen (f.eks. “Team Mobility – City of Nanaimo”).
Skal ikke være en registreret bruger.
Feedback Email (kolonne C) – Påkrævet
Ikke vist offentligt. Skal være e-mail af en registreret admin på platformen.
Din Feedback (kolonne D) – Påkrævet
Teksten til den officielle opdatering. Du kan personliggøre med
#####{{first_name}}for automatisk at indsætte deltagerens fornavn.
Ny Status (kolonne E) – Valgfri
Hvis du ønsker at ændre status, så skriv det nøjagtige status navn som det vises på din platform.
Fornavn (kolonne F) – Valgfri
Bruges når deltageren har slettet sin konto, så et pladsholdernavn kan vises i stedet for at efterlade det tomt.
Trin 4: Send til støtte
E-mail den udfyldte skabelon til [email protected]
Inkludér den nøjagtige dag og klokkeslæt du vil have opdateringerne anvendt
Tillad 10 arbejdsdage at opgaven skal planlægges