Fornire feedback e gestire gli input

Fornire feedback

Gestire gli input dei progetti è essenziale per mantenere la qualità e la fiducia. Project manager e amministratori gestiscono gli aggiornamenti manualmente, mentre la piattaforma fornisce anche notifiche automatizzate.

Una gestione efficace dei progetti comprende:

Assegnare i responsabili del progetto giusti per distribuire le responsabilità
Mantenere i partecipanti informati aggiornando i contenuti con testo, PDF, immagini o video
Partecipa attivamente alle discussioni con commenti, status e tag
Moderare contenuti inappropriati come lo spam o la profanità
Assegnare idee internamente ai colleghi per la collaborazione

💡 Crea un profilo di amministratore o project manager condiviso (ad esempio, communication@...) per semplificare la collaborazione tra colleghi

Gestire lo stato dell'input

Come admin o project managerpuoi facilmente aggiornare lo stato di un'idea. Quando cambi uno stato, l'autore e chiunque abbia commentato o votato per quell'idea riceverà automaticamente una notifica.

La piattaforma include un set di stati predefinitima puoi anche creare i tuoi. Basta contattarci all'indirizzo support@govocal. om con la lista degli stati che vorresti usare e i loro colori preferiti, e li imposteremo per te.

Esempi di stati personalizzati:

In considerazione, Visto dal project manager, Da completare, Non è un'idea, ha bisogno di più spiegazioni, o anche segnaposto come Stato 1, Stato 2, ecc. Sentitevi liberi di essere creativi, gli stati sono un grande strumento di comunicazione, come sono visibili sulla piattaforma e aiutano a tenere i partecipanti informati sui progressi.

i Le idee sono sempre immediatamente visibili nella fase della timeline in cui sono state presentate, puoi spostarli tra fasi e progetti, per saperne di più su questo nel nostro articolo di supporto .

Feedback in caricamento massivo

Bulk feedback ufficiale consente agli amministratori di aggiungere aggiornamenti ufficiali e modificare lo stato di molte idee contemporaneamente utilizzando un foglio di Excel strutturato.

Questo processo è utile quando:

È necessario fornire gli aggiornamenti della comunità su un gran numero di idee contemporaneamente.
Si desidera modificare gli stati di più idee in una singola azione.

Invece di aggiornare manualmente ogni idea, si invia un file Excel modello riempito per supportare e il team importa gli aggiornamenti per voi.

Come aumentare le idee di aggiornamento con feedback ufficiale è descritto di seguito.

Come monitorare e fornire un feedback ufficiale sugli input?

1. Trova input che necessitano della tua attenzione

Vai al gestore di input
Utilizzare il filtro a discesa per:
- Visualizza le idee assegnate a te, o
- Filtra per un altro collega per controllare i loro incarichi.
Attiva/Disattiva Mostra solo i post che necessitano di un feedback
- Un badge rosso indica quanti input (idee o proposte) necessitano ancora di un feedback.

2. Rispondi agli input

Puoi dare un feedback ufficiale cambiando lo stato dell'input o aggiungendolo manualmente.

Dai un feedback ufficiale cambiando lo stato

Cambiare lo stato dell'elemento (ad es. Proposto → In Revisione)
Lascia un commento ufficiale che spiega il cambiamento di stato o dà un feedback
Questo tiene informati i partecipanti e mostra i progressi visibili sulla piattaforma

Dai un feedback ufficiale manualmente

aprire l'input che si desidera dare un feedback
ci sarà una scatola rossa che consente di dare un feedback ufficiale - quando inviato apparirà anche in rosso per l'utente

3. Rimani in cima al lavoro assegnato

Tutti gli amministratori e i responsabili del progetto ricevono un elenco settimanale di promemoria via email:
- Oggetti assegnati a loro.
- Oggetti ancora in attesa di feedback.
Nota: Gli elementi rimangono nella tua lista fino a quando non viene fornito un feedback ufficiale (cambio di stato o commento).

Responsabilità nella gestione degli input

Assegna project managers: distribuire le responsabilità di gestione. (Visibile ai partecipanti)
Mantenere i partecipanti aggiornati: aggiornare il contenuto, aggiungere PDF, immagini o video. (Visibile ai partecipanti)
Partecipa alle discussioni: usa commenti, feedback, stati e tag. (Visibile ai partecipanti)
Moderato contenuto inappropriato: gestire lo spam, eliminare i post o rimuovere la profanità. (Non visibile ai partecipanti)
Assegnare le idee internamente: collaborare assegnando input ai colleghi. (Non visibile ai partecipanti)

Come aumentare le idee di aggiornamento con il feedback ufficiale?

Passo 1: Esportare le idee

Esporta tutte le idee che vuoi commentare o aggiornare.

Passo 2: Preparare il modello

Copia tutti i D I(colonna A nella tua esportazione) nella colonna A (“ID”) del modello Excel fornito.
[Includi link o riferimento per scaricare il modello di foglio Excel.]

Passo 3: Compila le colonne

Feedback Nome Autore (Colonna B) – Richiesto
- Mostrato pubblicamente sulla piattaforma (ad esempio “Team Mobility – City of Nanaimo”).
- non deve essere un utente registrato.
Feedback Email (Colonna C) – Richiesto
- Non mostrato pubblicamente. Deve essere l'email di un amministratore registrato sulla piattaforma.
Il Tuo Feedback (Colonna D) – Richiesto
- Il testo dell'aggiornamento ufficiale. Puoi personalizzare con #####{{first_name}} per inserire automaticamente il nome del partecipante.
Nuovo Stato (Colonna E) – Facoltativo
- Se si desidera modificare lo stato, digitare il nome di stato esatto come appare sulla piattaforma.
First Name (Colonna F) – Optional
- Usato quando l'utente ha eliminato il proprio account, in modo che un nome segnaposto possa apparire invece di lasciarlo vuoto.

Passo 4: Invia al supporto

Invia il template compilato a [email protected]
Includi il giorno e l'ora esatte che vuoi gli aggiornamenti applicati
Consenti di programmare 10 giorni lavorativi per l'attività