Proporcionar comentarios y administrar entradas
Proporcionando comentarios
La gestión de la entrada del proyecto es esencial para mantener la calidad y la confianza. Los administradores de proyectos y administradores manejan las actualizaciones manualmente, mientras que la plataforma también proporciona notificaciones automáticas.
La gestión efectiva de proyectos incluye:
Asignando los administradores de proyectos adecuados para distribuir responsabilidades
Mantener informados a los participantes actualizando contenido con texto, PDFs, imágenes o vídeos
Participando activamente en discusiones con comentarios, estados y etiquetas
Moderar contenido inapropiado como spam o grosero
Asignando ideas internamente a colegas para la colaboración
💡 Crear un perfil de administrador compartido o administrador de proyecto (por ejemplo, comunicación@...) para simplificar la colaboración entre colegas
Gestionando el estado de la entrada
Como administrador o administrador de proyecto, puedes actualizar fácilmente el estado de una idea. Cuando cambie un estado, el autor y cualquier persona que haya comentado o votado esa idea recibirán automáticamente una notificación.
La plataforma incluye un conjunto de estados predeterminados, pero también puedes crear el tuyo propio. Contáctenos en support@govocal. om con la lista de estados que te gustaría usar y sus colores preferidos, y los configuraremos para ti.
Ejemplos de estados personalizados:
Bajo consideración, Visto por el gerente de proyecto, Para completar, No es una idea, Necesita más explicación, o incluso marcadores de posición como Estado 1, Estado 2, etc. Siéntete libre de ser creativo, los estados son una gran herramienta de comunicación, ya que son visibles en la plataforma y ayudan a mantener a los participantes informados sobre el progreso.
ℹ️ Las ideas siempre son visibles inmediatamente en la fase de la línea de tiempo donde fueron enviadas, puedes moverlas entre fases y proyectos, lee más sobre esto en nuestro artículo de soporte .
Carga masiva de comentarios
Los comentarios oficiales masivos permiten a los administradores añadir actualizaciones oficiales y cambiar el estado de muchas ideas a la vez utilizando una hoja de Excel estructurada.
Este proceso es útil cuando:
Necesitas dar a la comunidad actualizaciones sobre un gran número de ideas a la vez.
Quieres cambiar los estados de múltiples ideas en una sola acción.
En lugar de actualizar cada idea manualmente, usted envía un archivo Excel de plantilla a soporte, y el equipo importa las actualizaciones para usted.
A continuación se describe cómo actualizar en masa ideas con comentarios oficiales.
¿Cómo rastrear y proporcionar comentarios oficiales sobre las entradas?
1. Encuentra entradas que necesitan tu atención
Vaya al Administrador de entrada
Usar el filtro desplegable para:
Ver ideas asignadas a usted, o
Filtrar por otro colega para comprobar sus asignaciones.
Alternar
Solo mostrar publicaciones que necesitan retroalimentaciónUna insignia roja indica cuántas entradas (ideas o propuestas) todavía necesitan retroalimentación.
2. Respuesta a las entradas
Puedes dar comentarios oficiales cambiando el estado de la entrada o añadiéndola manualmente.
Dar comentarios oficiales al cambiar el estado
Cambiar el estado del elemento (por ejemplo, Propuesto → Bajo Revisar)
Deja un comentario oficial explicando el cambio de estado o dando comentarios
Esto mantiene informados a los participantes y muestra el progreso visible en la plataforma
Dar comentarios oficiales manualmente
abrir la entrada que desea dar su opinión
habrá una caja roja que te permita dar comentarios oficiales - cuando lo envíes aparecerá también en rojo para el usuario
3. Mantener la parte superior del trabajo asignado
Todos los administradores y administradores de proyectos reciben un recordatorio semanal de correo electrónico:
Elementos asignados a ellos.
Elementos todavía esperando comentarios.
Nota: Los artículos permanecen en su lista hasta que se proporcione un comentario oficial (cambiando el estado o comentario).
Responsibilidad en la gestión de insumos
Asignar gerentes de proyecto: distribuir responsabilidades de gestión. (Visible para los participantes)
Mantenga a los participantes actualizados: actualice el contenido, agregue archivos PDF, imágenes o videos. (Visible para los participantes)
Participa en discusiones: utiliza comentarios, comentarios, estados y etiquetas. (Visible para los participantes)
Moderar contenido inapropiado: manejar spam, eliminar publicaciones o quitar blasfemias. (No visible para los participantes)
Asignar ideas internamente: colaborar asignando aportes a colegas. (No visible para los participantes)
¿Cómo actualizar en masa ideas con comentarios oficiales?
Paso 1: Exportar las ideas
Exportar todas las ideas que desea comentar o actualizar.
Paso 2: Prepara la plantilla
Copie todas las IDs (columna A en su exportación) en la columna A (“ID”) de la plantilla Excel proporcionada.
[Incluye enlace o referencia para descargar la hoja de plantilla Excel.]
Paso 3: Rellenar las columnas
Nombre del autor de comentarios (Column B) – Requerido
Se muestra públicamente en la plataforma (por ejemplo, “Team Mobility – City of Nanaimo”).
no tiene que ser un usuario registrado.
Correo electrónico (Column C) – Requerido
No se muestra públicamente. Debe ser el correo electrónico de un administrador registrado en la plataforma.
Tu opinión (Columna D) – Requerida
El texto de la actualización oficial. Puedes personalizar con
#####{{first_name}}para insertar el nombre del participante.
Nuevo estado (Columna E) – Opcional
Si quieres cambiar el estado, escribe el nombre exacto del estado tal y como aparece en tu plataforma.
Nombre (Column F) – Opcional
Utilizado cuando el participante eliminó su cuenta, por lo que un nombre de marcador de posición puede aparecer en lugar de dejarlo en blanco.
Paso 4: Enviar para apoyar
Envíe por correo electrónico la plantilla rellenada a [email protected]
Incluye el día y la hora exactos que quieres que se apliquen las actualizaciones
Espere 10 días laborables para programar la tarea