Feedback geven en input beheren

Feedback geven

Het beheren van projectinvoer is essentieel om kwaliteit en vertrouwen te behouden. Projectbeheerders en beheerders verwerken updates handmatig, terwijl het platform ook automatische meldingen biedt.

Effectief projectbeheer omvat:

De juiste projectbeheerders toewijzen om de verantwoordelijkheden te verdelen
Deelnemers op de hoogte houden door inhoud bij te werken met tekst, PDF's, afbeeldingen of video's
Actief deelnemen aan discussies met opmerkingen, statussen en tags
Moderne ongepaste inhoud zoals spam of vulgaire inhoud
Ideeën intern toewijzen aan collega's voor samenwerking

💡 Maak een gedeeld beheerdersprofiel aan (b.v. communicatie,...) om de samenwerking tussen collega's te vereenvoudigen

Beheren van de status van de invoer

Als een admin of projectmanagerkunt u eenvoudig de status van een idee updaten. Wanneer je een status wijzigt, de auteur en iedereen die heeft gereageerd op of op heeft gestemd, zal dat idee automatisch een melding ontvangen.

Het platform bevat een standaard status, maar u kunt er ook zelf een maken. Neem contact met ons op via support@govocal. om met de lijst met statussen die je wilt gebruiken en hun voorkeurskleuren, en we zullen ze voor je klaarzetten.

Voorbeelden van aangepaste statussen:
wordt overwogen, gezien door projectmanager, nog te voltooien, Geen idee. Meer uitleg, of zelfs tijdelijke aanduidingen als Status 1, Status 2, etc. Voel je vrij om creatief te zijn, statussen zijn een geweldige communicatiemiddel als ze zichtbaar zijn op platform en help de deelnemers op de hoogte te houden van de vooruitgang.

i Ideeën zijn altijd direct zichtbaar in de tijdlijnfase waar ze zijn ingediend, je kunt ze verplaatsen tussen fases en projecten, lees hier meer over in ons ondersteuningsartikel.

Feedback in bulk uploaden

Bulk officiële feedback geeft beheerders de mogelijkheid om officiële updates toe te voegen en de status van veel ideeën tegelijk te wijzigen door een gestructureerde Excel sheet te gebruiken.

Dit proces is nuttig wanneer:

Je moet de community updates geven over een groot aantal ideeën tegelijk.
Je wilt meerdere ideeën status veranderen in één enkele actie.

In plaats van elk idee handmatig bij te werken, stuurt u een gevuld sjabloonbestand naar ondersteuning, en het team importeert de updates voor u.

Hoe in bulk ideeën bijwerken met officiële feedback wordt hieronder beschreven.

Hoe volg en geef je officiële feedback op inputs?

1. Zoek inputs die uw aandacht vereisen

Ga naar de Input Manager
Gebruik de dropdown filter om:
- Bekijk ideeën die aan u zijn toegewezen, of
- Filter op een andere collega om hun opdrachten te controleren.
Schakel in om alleen berichten te tonen die feedback nodig hebben
- Een rode badge geeft aan hoeveel inputs (ideeën of voorstellen) nog feedback nodig hebben.

2. Reageer op input

U kunt officiële feedback geven door de status van de invoer te wijzigen of door deze handmatig toe te voegen.

Geef officiële feedback door de status te wijzigen

Status van het item wijzigen (bijv. Voorgesteld → In Review)
Laat een officiële reactie achter om de statuswijziging uit te leggen of feedback te geven
Dit houdt deelnemers op de hoogte en toont zichtbare vooruitgang op het platform

Geef officiële feedback handmatig

open de input die u wilt geven om feedback te geven
er zal een rood vak zijn waarmee je officiële feedback kunt geven - wanneer deze is ingediend verschijnt deze ook in rood voor de gebruiker

3. Blijf op de hoogte van toegewezen werk

Alle administrateurs en projectbeheerders ontvangen een wekelijkse e-mailherinnering:
- Items die aan hen zijn toegewezen.
- Items wachten op feedback.
Opmerking: Items blijven in uw lijst tot officiële feedback wordt gegeven (wisselende status of commentaar).

Verantwoordelijkheden bij het beheren van ingangen

Wijs projectbeheerders toe: managementverantwoordelijkheden verdelen. (zichtbaar voor deelnemers)
Houd de deelnemers up-to-date: update inhoud, voeg PDF's, afbeeldingen of video's toe. (zichtbaar voor deelnemers)
Neem deel aan discussies: gebruik reacties, feedback, statussen en labels. (zichtbaar voor deelnemers)
Matige ongepaste inhoud: handvat spam, verwijder berichten of verwijder holte. (niet zichtbaar voor deelnemers)
Wijs ideeën intern toe: samen door het toewijzen van ingangen aan collega's. (niet zichtbaar voor deelnemers)

Hoe kunt u ideeën in bulk bijwerken met officiële feedback?

Stap 1: Exporteer de ideeën

Exporteer alle ideeën waarop u wilt reageren of bijwerken.

Stap 2: Bereid het sjabloon voor

Kopieer alle IDs (kolom A in uw export) naar kolom A ("ID") van het opgegeven Excel-sjabloon.
[Link of verwijzing naar het downloaden van het sjabloon Excel sheet.]

Stap 3: Vul de kolommen in

Feedback Auteur (Kolom B) - Vereist
- Gepubliceerd op het platform (bijv. "Team Mobility – City of Nanaimo").
- Moet niet een geregistreerde gebruiker zijn.
Feedback E-mail (Kolom C) - Vereist
- Niet publiekelijk getoond. Moet het e-mailadres zijn van een geregistreerde beheerder op het platform.
Je feedback (Kolom D) - Vereist
- De tekst van de officiële update. Je kunt personaliseren met #####{{first_name}} om de voornaam van de deelnemer in te voegen.
Nieuwe Status (Kolom E) - Optioneel
- Als u de status wilt wijzigen, typ dan de exacte status naam zoals deze op uw platform verschijnt.
Voornaam (Kolom F) - Optioneel
- Wordt gebruikt wanneer de deelnemer zijn account heeft verwijderd, zodat een tijdelijke naam kan verschijnen in plaats van het leeg te laten.

Stap 4: Stuur naar ondersteuning

E-mail de gevulde template naar [email protected]
Inclusief de exacte dag en tijd die u wilt dat de updates worden toegepast
10 werkdagen toestaan om de taak te plannen